sutiyonokudus.wordpress.com

Home » KKM » Uncategorized » IMPLEMENTASI LAYANAN PERPUSTAKAAN DI SD 2 BBESITO

IMPLEMENTASI LAYANAN PERPUSTAKAAN DI SD 2 BBESITO

IMPLEMENTASI SISTEM PELAYANAN PERPUSTAKAAN
DI SD 2 BESITO
Sutiyono, SD 2 Besito Gebog Kudus, sutiyono30@gmail.com / sutiyono459@yahoo.com

Abstract. Management information systems, a term commonly known is a system of human / machine integrated (intregeted) to provide information to support the functions of operations, management, and decision making in an organization. The system uses hardware (hardware) and software (software) computer, procedure guidance, management and decision models, and a “data base”. Each institution requires a management information system, because the information will be managed effectively so that if at any time it is required, that information can be accessed easily. Implementation of library services in elementary SIM 2 Besito intended that all components involved in the educational institutions can easily access and find information easily, quickly, and up to date. Implementation SIM library services are absolutely necessary in relation to the number of visitors or borrowing library books which have different learning objectives so that the existence of the library needs to be organized systematically. Well-organized library of all forms of information in a systematic computerized system is very beneficial to the school principal and the head librarian in decision-making. Making the implementation of the SIM that has value to the library is not easy. Therefore, the necessary commitment and good cooperation between the principal, the head librarian, teachers, students, parents, and school committees.

Keywords: SIM, a library, implementation, effective, efficient, up to date, cooperation

Abstrak. Sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”. Setiap lembaga pendidikan membutuhkan sistem informasi manajemen, sebab informasi akan dapat dikelola efektif sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan, informasi tersebut dapat diakses dengan mudah. Implementasi SIM layanan perpustakaan di SD 2 Besito bertujuan agar seluruh komponen yang terkait dalam lembaga pendidikan dapat dengan mudah mengakses dan menemukan informasi secara mudah, cepat, dan up to date. Implementasi SIM layanan perpustakaan tersebut mutlak diperlukan sehubungan dengan banyaknya pengunjung atau peminjam buku perpustakaan yang memiliki beragam tujuan belajar sehingga keberadaan perpustakaan perlu ditata secara sistematis. Tertatanya segala bentuk informasi di perpustakaan yang sistematis dengan sistem komputerisasi sangat bermanfaat bagi kepala sekolah dan kepala perpustakaan dalam pengambilan keputusan. Mewujudkan kondisi implementasi SIM yang memiliki nilai guna dalam perpustakaan bukanlah hal yang mudah. Oleh karena itu, diperlukan komitmen yang tinggi dan kerjasama yang baik antara kepala sekolah, kepala perpustakaan, guru, siswa, orangtua, dan komite sekolah.

Kata kunci: SIM, perpustakaan, implementasi, efektif, efisien, up to date, kerjasama

PENDAHULUAN
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah lembaga pendidikan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sekolah. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu sekolah akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kemunduran dan rendahnya kualitas pendidikan di sekolah tersebut. Di samping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.
Masalah yang utama adalah bahwa dalam sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif. Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
Secara leksikal, Sistem Informasi adalah suatu susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi-konsepsi yang saling bergantungan untuk mengolah data menjadi sesuatu yang berguna dan bernilai serta dapat memberikan pengetahuan yang berguna. Sistem Informasi Manajemen berasal dari kata Management of Information System yakni mempelajari tentang cara-cara mengelola pekerjaan informasi dengan menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan pada prinsip-prinsip manajamen. Manajemen adalah proses kegiatan mengelola sumber daya manusia, material dan metode berdasarkan fungsi-fungsi manajemen agar tujuan dapat tercapai secara efisien dan efektif. Manajemen dapat diartikan sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi unit-unit dalam organisasi untuk merencanakan, menganggarkan, mengorganisasikan, mengarahkan, melaksanakan, mengawasi dan mengevaluasi pekerjaan unit masing-masing untuk mencapai tujuan keseluruhan organisasi secara efisien dan efektif (Amsyah Z, 2001: 02).
Sedangkan informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu. Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau direkam ke dalam berbagai bentuk media seperti komputer. Kinerja informasi adalah pekerjaan yang meliputi pengumpulan data, penyebaran data, atau lagsung diolah menjadi informasi, kemudian informasi tersebut diteruskan ke guru-guru dan masyarakat.
Definisi sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.
Sedangkan Sistem Informasi Manajemen menurut pakar lain adalah sekumpulan Sistem Informasi yang saling berinteraksi, sehingga dapat memberikan informasi untuk kepentingan kegiatan operasional dan manajerial (Scott, 1999 : 69). Dalam pembahasan ini, Sistem Informasi Menejemen (SIM) ini akan penulis implementasikan yakni Sistem Pelayanan Perpustakaan di SD 2 Besito Kecamatan Gebog Kabupaten Kudus.
Beberapa pertimbangan mengapa sebuah lembaga memerlukan sebuah system informasi manajemen. Seperti telah di ketahui bahwa suatu lembaga pendidikan bertugas memberikan pelayanan pendidikan dan kegiatannya meliputi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan seluruh aktivitas pendidikan di lingkungan sekolah.
Sehubungan dengan kompleksnya peran tersebut maka dibutuhkan suatu system informasi yang dapat dikelola efektif sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan, informasi tersebut dapat diakses dengan mudah.
Implementasi system informasi menejemen di bidang sarana dan prasarana bertujuan agar seluruh komponen yang terkait dalam lembaga pendidikan dapat dengan mudah mengakses dan menemukan informasi secara mudah, cepat, dan up to date.
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. SIM adalah suatu sistem yang menyediakan tentang pengelolaan data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas di lembaga pendidikan atau sekolah.
Beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain: (1) meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara sistem informasi, (2) menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis, (3) mengembangkan proses perencanaan yang efektif, (4) mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi, (5) menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi, (6) mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru, (7) memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

PEMBAHASAN
Informasi merupakan jantung sebuah kegiatan. Artinya, melalui informasi yang akurat, akan mempermudah proses kegiatan. Sebenarnya, beragam informasi tentang perpustakaan, antara lain : (1) jenis buku, (2) jenis media, (3) lokasi penataan, (4) jadwal layanan, dsb.
Sistem pelayanan perpustakaan dapat dibedakan ke dalam dua cara yaitu sistem pelayanan terbuka dan sistem pelayanan tertutup. Pada sistem pelayanan terbuka pengguna dapat masuk ke ruang penyimpanan koleksi, sehingga dapat mencari dan menemukan sendiri bahan pustaka yang ditempatkan di dalam rak. Sedangkan pada sistem pelayanan tertutup pengguna harus meminta bantuan pustakawan untuk mencari bahan pustaka yang diperlukan.
Kondisi sistem pelayanan perpustakaan di SD 2 Besito saat ini, masih sangat sederhana dan bersifat manual. Pelayanan kepada para peminjam yang dilakukan oleh siswa secara umum, dengan cara berkunjung ke perpustakaan mengisi daftar berkunjung, mengisi daftar pinjam dengan menunjukkan KTA Peminjam, kemudian mengisi buku pengembalian, dst. Sedangkan dalam mencari buku-buku yang dibutuhkan, para peminjam meminta bantuan dengan bertanya kepada petugas tentang letak buku yang dicari, sehingga sangat merepotkan dalam pelayanan dan tidak efektif.
Hal yang diharapkan dalam penerapan SIM dalam pelayanan perpustakaan di SD 2 Besito adalah tertatanya buku yang sistematis sesuai dengan klasifikasinya sehingga mudah diakses. Bila peminjam ingin mengetahui data tentang buku-buku di perpustakaan secara lengkap tinggal mengakses melalui komputer, peminjam dapat mengakses berbagai hal tentang perpustakaan melalui data di komputer, misalnya mencari jenis buku, judul buku, pengarang, penerbit, lokasi/tempat penataan buku di almari/rak, dsb. Dengan cara itu kegiatan akan lebih efektif, cepat, dan efisien. Hal ini sekaligus menghemat waktu apabila dibutuhkan sejumlah informasi mengenai perpustakaan, karena di komputer sudah tersimpan dalam file data base.
Kesenjangan antara harapan dan kenyataan perlu diantisipasi sedini mungkin agar kesenjangan yang ada tidak meluas ke berbagai dimensi kegiatan. Yang terpenting dari seluruh proses kegiatan adalah terkomunikasikannya informasi.
Belum tertatanya data perpustakaan di SD 2 Besito disebabkan belum memiliki system informasi yang lebih efektif dan efisien. Hal yang sudah dilakukan adalah menata data buku-buku perpustakaan dalam komputer, namun belum bisa diakses secara menyeluruh.
Antisipasi ini sudah barang tentu membutuhkan tempat lantaran banyaknya buku dan media yang harus disusun. Walau demikian, agaknya cara tersebut dapat mengatasi kesenjangan antara kondisi nyata dengan kondisi yang diharapkan.
Penerapan SIM dengan database komputer sudah barang tentu akan menyempurnakan system informasi yang selama ini sudah dikerjakan di SD 2 Besito Kecamatan Gebog Kabupaten Kudus.
Bentuk SIM layanan perpustakaan di SD 2 Besito berkaitan dengan pengelolaan perpustakaan dengan system pengolahan informasi, seperti tampak dalam gambar berikut:

Untuk menerapkan SIM data perpustakaan di SD 2 Besito diperlukan seperangkat komponen yang meliputi: (1) Hardware, berupa 4 perangkat komputer lengkap (keyboard, mouse, scanner, light pen, touch screen, CPU, memory, harddisk, floppydisk, CD, monitor, dan printer, (2) Software, meliputi system operasi (operating system), bahasa pemrograman (language programming), maupun software aplikasi, (3) Brainware merupakan organisasi pengolah data/piranti otak. Hal ini terdiri atas bagian-bagian dari suatu organisasi, yakni: kepala unit pengolah data, analis dan perancang sistem, pemrograman komputer, database administrasi, dan operator komputer.
Kepala unit pengolah data memiliki tugas dan tanggung jawab: (1) menyusun rencana kerja pengolahan data, (2) mengkoordinir kegiatan pengolahan data, (3) menyusun laporan kegiatan pengolahan data, (4) memonitor dan mengendalikan kegiatan-kegiatan pengolahan data.
Analis dan perancang sistem memiliki tugas dan tanggung jawab: (1) melakukan studi kelayakan tentang permasalahan yang ada, (2) menganalisis masalah yang ada, (3) menyusun laporan dan rancangan umum system, (4) memaparkan rancangan umum sistem, (5) Menyusun rancangan rinci system yang berisikan rancangan database, data flow diagram, dan structure chart, spesifikasi proses, layout input, layout laporan, jadwal implementasi, menyusun data dan melaksanakan uji coba sistem, menyusun dokumentasi (studi kelayakan, rancangan umum, dan rancangan rinci), serta menyusun petunjuk pelaksanaan bagi users.
Pemprogram komputer memiliki tugas dan tanggung jawab: (1) merancang, menyusun program komputer dan pengkodeannya sesuai dengan bahasa pemrograman yang telah ditentukan analisis system, (2) menyusun data uji coba program sesuai dengan spesifikasi program, (3) melaksanakan uji coba program sesuai dengan spesifikasi program, (4) menyusun dokumentasi program, (5) menyerahkan source program yang telah disusun dan diuji coba.
Database Specialist memiliki tugas dan tanggung jawab: (1) melakukan studi dan analisis data dan permasalahannya, (2) merancang database dari aplikasi terpilih, (3) melakukan maintenance terhadap database, (4) melakukan maintenance (pemeliharaan, koreksi) data yang tersimpan, (5) membantu analisis system dalam menganalisis dan merancang sistem, (6) menyusun dokumentasi system database dan pengelolaan database, (7) memberi pelatihan tentang database.
Sedangkan operator komputer memiliki tugas dan tanggung jawab: (1) menyusun jadwal operasi pengolahan data, (2) mempersiapkan program dan kelengkapan data bagi operasi pengolahan data, (3) mengoperasikan fasilitas pengolahan ndata agar pengolahan data dapat dioperasikan secara efisien dan efektif, (4) mencatat semua kegiatan pengolahan data serta masalah-masalah yang terjadi dalam pengolahan data-data dalam log book yang tersedia, (5) menyusun laporan pengolahan data secara periodik.
Untuk keperluan implementasi SIM layanan perpustakaan tersebut diperlukan beberapa sarana sebagai berikut:

No. Sarana / kegiatan Satuan Harga satuan Jumlah
1 Komputer 4 unit 10,000,000 40,000,000
2 Program Aplikasi 1 paket 8,000,000 8,000,000
3 Instalasi 4 unit 500,000 2,000,000
4 Pemasangan AC 2 unit 3,000,000 6,000,000
5 In House Trining 1 paket 5,000,000 5,000,000
Jumlah – – 61,000,000

Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threaths), meliputi: (1) Strenghts (sudah memiliki gedung perpustakaan, buku-buku dan media yang memadai, serta adanya dedikasi dan komitmen yang tinggi dalam tugas), (2) Weaknesses (terbatasnya keterampilan dalam mengolah data dan minimnya tenaga terampil), (3) Opportunities (adanya kerjasama yang erat antara sekolah dan komite sekolah serta adanya bantuan dari KP-RI untuk membantu pengadaan sarana dan prasarana), (4) Threaths (kondisi daerah sekitar yang kurang aman serta masih minimnya informasi kepada siswa tentang perpustakaan sekolah).
Langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam mempersiapkan suatu sistem informai manajemen layanan perpustakaan di SD 2 Besito adalah: (1) menyempurnakan strategi pengembangan “sistem informasi” dengan “strategi manajemen informasi” yang mencakup upaya untuk menawarkan kualitas pelayanan yang lebih baik dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan dan kemudahan mengakses informasi tersebut, informasi lembaga pemerintah menjadi sumber penting untuk perencanaan yang strategis dan operasional, sharing informasi antar unit kerja di lingkungan lembaga pendidikan dan penyebaran/ sosialisasi informasi di masyarakat menjadi semakin tinggi, (2) mendukung strategi SIM tersebut di atas, sebab peran teknologi informasi menjadi sangat penting. Kita tidak dapat mengelak dari kenyataan bahwa pengelolaan informasi dengan teknologi tinggi ini sudah semakin pesat perkembangannya, sehingga kita sendiri yang harus mampu memanfaatkannya agar dengan informasi yang terkelola dengan baik efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan Sistem Informasi Manajemen da pat diciptakan.

STRATEGI IMPLEMENTASI

Sedangkan tahapan kegiatan dalam mewujudkan SIM seperti di atas, meliputi: (1) peningkatan dan pengembangan SDM melalui pelatihan dan orientasi, In House Training Programer Komputer, workshop SIM, (2) penyiapan sarana dan prasarana melalui pemasangan instalasi komputer lokal, pemasangan AC untuk ruang perpustakaan, dan instalisasi program (sofwear), (3) kesiapan sekolah, (4) analisa kegiatan, (5) penyajian informasi.
Untuk mengetahui keberhasilan sistem informasi manajemen pelayanan perpustakaan di SD 2 Besito, diadakan evaluasi kegiatan melalui: (1) monitoring pelaksanaan kegiatan, (2) analisis kegiatan, (3) pembuatan laporan, (4) penyajian laporan.
Indikator keberhasilan program implementasi SIM ini adalah: (1) tertata semua informasi perpustakaan secara sistematis, (2) teraksesnya informasi perpustakaan secara mudah sehingga ketika dibutuhkan data tersebut mudah ditemukan, (3) terlayaninya semua kebutuhan informasi perpustakaan secara cepat, tepat, dan akurat, (4) guru dan siswa dapat mengakses informasi perpustakaan secara mandiri.

SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan latar belakang dan pembahasan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa : (1) implementasi SIM Layanan Perpustakaan di SD 2 Besito ini merupakan salah satu bentuk inovasi informasi yang mempermudah segala bentuk layanan informasi di bidang layanan perpustakaan, (2) implementasi SIM layanan perpustakaan tersebut mutlak diperlukan sehubungan dengan banyaknya pengunjung atau peminjam buku perpustakaan yang memiliki beragam tujuan belajar sehingga keberadaan perpustakaan perlu ditata secara sistematis, (3) tertatanya sistem informasi manajemen di perpustakaan secara sistematis dengan sistem komputerisasi sangat bermanfaat bagi kepala sekolah dan kepala perpustakaan dalam pengambilan keputusan, (4) mewujudkan kondisi implementasi SIM yang memiliki nilai guna dalam perpustakaan bukanlah hal yang mudah, oleh karena itu diperlukan komitmen yang tinggi dan kerjasama yang erat antara kepala sekolah, kepala perpustakaan, guru, siswa, orangtua, dan komite sekolah.
Untuk dapat memberikan pelayanan pendidikan yang lebih baik, maka sekolah agar mendesain system informasi manajemen yang berkualitas, di antaranya; dalam bidang manajemen, pembelajaran, keuangan, perpustakaan, dan sarana prasarana lainnya.

DAFTAR PUSTAKA
Asrori. 2003. Bahan Kuliah Sistem Informasi Manajemen. Semarang: Pasca Sarjana Unnes.
Hartoyo. 2003. Bahan Kuliah Sistem Informasi Manajemen. Semarang: Pasca Sarjana Unnes.
Oetomo, Budi Sutedjo Dharma. 2002. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi.
Slamet, Achmad. 2003. Bahan Kuliah Sistem Informasi Manajemen. Semarang: Pasca Sarjana Unnes.


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

ARSIP

%d bloggers like this: